Geschrieben von: Sabine Ruthenfranz
Fachjournalistin Heimtier-Marketing & Katzenmedizin
Wege für ein besseres Miteinander am Arbeitsplatz
Für den einen heißt es „asap“, für den anderen „aber pronto“. Viele Redewendungen und Abkürzungen sind so in Fleisch und Blut übergegangen, dass kaum noch auffällt wie unpräzise sie eigentlich sind. Aber auch andere Kommunikationsfallen bergen viel Potenzial für Missverständnisse und falsche Entscheidungen. Mit ein paar Grundregeln in der Kommunikation kann nicht nur viel Zeit eingespart werden. Vielmehr können auch Aufgaben zielgerichteter ausgeführt und die Zusammenarbeit verbessert werden.
Gefährliche Abkürzungen
„MfG – mit freundlichen Grüßen“ beginnt der Refrain eines bekannten Popsongs, der sehr schön unsere alltäglichen Abkürzungen aufs Korn nimmt. Von HNO bis FKK veranschaulicht der Liedtext unsere Kommunikationskultur. Wen wundert es, dass in Wikipedia unter „Mit freundlichen Grüßen“ mitnichten „freundliche Grüße“, sondern die Abkürzung für „Marinefliegergeschwader“ zu finden ist. Google schlägt zu diesem Kürzel auch noch „Mitfahrgelegenheit“ und „Medien- und Filmgesellschaft“ als Suchergebnis vor. Nun wissen wir alle, dass am Ende einer E-Mail vermutlich nicht das Marinefliegergeschwader gemeint sein wird. Hoffentlich. Aber nicht jede Abkürzung ist so leicht durch den Kontext zuzuordnen. Treffen die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, mit unterschiedlichem, fachlichen Hintergrund aufeinander, können die Kürzel schnell für Verwirrung sorgen. Entweder weil sie nicht jeder kennt oder weil das Gegenüber etwas ganz anderes darunter versteht.
Internetslang für „Insider“
Gang und gäbe ist auch der Einsatz von „asap“ (ausgeschrieben: as soon as possible). Selbst wenn der Empfänger einer Nachricht die vier Buchstaben mit „schnellstmöglich“ übersetzen kann, so wäre ein fixer Termin oder eine Uhrzeit, bis wann eine Arbeit zu erledigen ist, präziser. Denn was bringt den Empfänger in die Lage, tatsächlich beurteilen zu können, was der schnellstmögliche Abgabetermin ist? Der tatsächliche Freiraum im Terminkalender oder die eigene Motivation? Und umgekehrt: Meint der Sender mit „asap“ tatsächlich „Alarm“ und den sofortigen Handlungsbedarf, oder setzt er das Kürzel, wie so viele, obligatorisch ein und will einfach nicht weiter über einen genauen Termin nachdenken? Letzteres verursacht, dass auf Empfängerseite der „Alarm“ gar nicht mehr als solcher wahrgenommen wird und schlimmsten Fall wirklich eilige Aufgaben unerledigt bleiben. IMHO eine dramatische Angelegenheit. IMHO? Ja genau, „in my humble opinion“, also meiner bescheidenen Meinung nach, natürlich. Oder „in my honest opinion“ – meiner ehrlichen Meinung nach. Dazu sagt selbst Wikipedia „Dieser Ausdruck wird vorwiegend im Internet verwendet und ist sprachwissenschaftlich nicht erfasst. In der gesprochenen Sprache findet „IMHO“ eher keine Verwendung, die Schreibweise ist nicht verbindlich und kann variieren.“ Na wunderbar, dann ist ja alles klar. BTW (= by the way, übrigens): Es ist nicht besonders höflich oder gar professionell im Arbeitsalltag solcherlei Abkürzungen zu verwenden. Wer versucht dadurch besonders kompetent und locker zu erscheinen, hat sich streng genommen bei der Wortwahl vergriffen, da diese eher in Online-Chats üblich sind.
Tipps für verständlichere Kommunikation
Den Einsatz von Abkürzungen auf ein Minimum beschränken:
Kürzel sollten nur dann verwendet werden, wenn sicher davon auszugehen ist dass alle Beteiligten die Bedeutung kennen. Wer es häufig mit langatmigen Fachbegriffen oder Redewendungen zu tun hat, kann sich diese in den gängigen Programmen auch für eine „Wortvervollständigung“ anlegen. Diese Zeit ist gut investiert, da der Benutzer seine persönlichen Kürzel verwenden kann, der Empfänger jedoch die ausgeschriebene Variante erhält.
Sich Zeit zum Formulieren und Schreiben nehmen:
Gerade E-Mails sollten zwar so knapp wie nötig, aber auch so präzise wie möglich formuliert werden. Eine sinnvolle Betreffzeile sorgt zudem für den schnellen Überblick im Posteingang. Der Verzicht auf die Groß-Kleinschreibung, fehlende Kontaktdaten im Footer, das Weglassen der Anrede, sowie unvollständige und zusammenkopierte Sätze haben in der geschäftlichen Kommunikation nichts verloren.
Umschreibungen vermeiden und Unklarheiten hinterfragen:
In Gesprächen sollten Unklarheiten sofort hinterfragt werden. Ist dies nicht möglich, machen Sie sich Notizen und stellen im Anschluss Ihre Frage. Vorsicht: Ungenauigkeiten bei Formulierungen werden vom „Sender“ manchmal auch bewusst eingesetzt, um Verantwortlichkeiten zu verschieben. Hier gilt es besonders auf präzise Formulierungen und gründliche Hinterfragung zu achten. Manchmal hilft nur ein Protokoll mit Gegenzeichnung um klare Verhältnisse zu schaffen.
Klare Kommunikationsregeln aufstellen:
Verursacht der Einsatz von Kürzeln und Begriffen, wie „asap“ oder „fyi (for your interest)“, immer wieder Unsicherheit, sollte grundlegend geklärt werden, wie mit solchen Nachrichten umzugehen ist. Bedeutet z.B. ein „fyi“ Handlungsbedarf und Recherche zum genannten Thema, oder bedeutet es nur eine zur Kenntnisnahme des Sachverhalts.
Feste Ansprechpartner festlegen und Kommunikationswege definieren:
Um unnötige Reibungsverluste zu vermeiden, empfiehlt es sich gerade bei wiederkehrenden Aufgaben die passenden Ansprechpartner und Vertreter mit den entsprechenden Kommunikationswegen festzulegen. Es sollte allen Beteiligten bewusst sein, dass der Empfänger mit jedem Anruf und jeder E-Mail „belastet“ wird und dass mit der Zeit eines jeden wertschätzend umgegangen werden muss.
Knackpunkte identifizieren und den Dialog suchen:
In jeder Abteilung gibt es Kommunikationsdefizite. Jeder Mitarbeiter sollte einen offenen Umgang damit beherzigen und ein wenig Ehrgeiz aufbringen, um das (kommunikative) Miteinander zu verbessern. Jeder der ein unwohles Gefühl bei der Umsetzung einer Aufgabe hat, sollte im Vorfeld mögliche Missverständnisse klären. Zudem ist es kein Geschäftsgebaren Fragen unbeantwortet zu lassen. Kann eine Frage nicht (sofort) beantwortet werden, ist zumindest ein kurzes Feedback zu dem weiteren Verfahren mit der Fragestellung Pflicht.
Erschienen im Branchen forum Zoo & Garten – Ausgabe 05/2013