Digitalisierung – ein großes Wort mit handfesten Vorteilen

Digitalisierung klingt nicht nur groß, sie ist es auch. Denn sie bringt im privaten, wie im geschäftlichen Umfeld verschiedenste Vorteile mit sich. Und das Gute daran: Sie hat ganz alltagstaugliche, ja fast schon hemdsärmelige Möglichkeiten im Gepäck, die nicht nur großen, sondern gerade auch kleineren Unternehmen und Solo-Unternehmern, diverse Annehmlichkeiten bescheren können. Aus „umständlich“ kann „effizient“ werden. Und aus „viel zu teuer“ plötzlich „bezahlbar“. Kurz: Unmögliches wird machbar!

Digitalisierung hat viele Gesichter und sie hat in der Vergangenheit nicht nur zahlreiche Jobs gekostet, sondern auch ganze Berufszweige überflüssig gemacht. Aber sie hat auch viele positive Seiten und damit ihre Daseinsberechtigung mehr als verdient.

Denn Digitalisierung muss ganz und gar nicht bedeuten, dass wir Menschen „ersetzt werden“. Es geht viel mehr darum die Möglichkeiten zu nutzen, um es uns Menschen leichter zu machen und Fehler zu vermeiden. Und es geht auch darum die menschlichen Ressourcen so zu schonen, dass diese bestenfalls an sinnvolleren Stellen, zum Beispiel beim Kundenservice, zum Einsatz kommen können.

Was bedeutet Digitalisierung?

Von der analogen zur digitalen Armbanduhr, von der Schallplatte zur CD, von der Videocassette zur DVD… diese Entwicklungen kennen wir aus dem privaten Umfeld und damit auch viele Vorteile und Bequemlichkeiten. Doch denken wir einmal etwas größer. Digitale Büchereien und Videotheken ermöglichen den Zugriff auf Informationen zu jeder Tages- und Nachtzeit – ganz ohne das Haus verlassen zu müssen.

All das gehört zur Digitalisierung. Denn im Prinzip bedeutet das Trendwort nichts anderes, als analoge Informationen, Inhalte oder Abläufe, in digitale Form umzuwandeln. Und diese Möglichkeiten sind im Großen, wie im Kleinen, längst noch nicht ausgereizt.

Digitalisierung für kleine Unternehmen und Solo-Unternehmer

Ich kann mich genau daran erinnern, als ich meinen ersten Computer mit Internetzugang hatte. Ich war überwältigt von den ganzen Möglichkeiten, welche mir das Internet eröffnete. Tatsache war jedoch, dass ich eine ganze Weile gebraucht habe, um diese Möglichkeiten in meinen Alltag einzubauen und auch aktiv zu nutzen. Wenn ich etwas wissen wollte, war mein Griff zum Lexikon noch lange Zeit schneller, als mein Griff zur Tatstatur und die Recherche in einer Suchmaschine im Internet. Aber das ist lange her und hat sich natürlich grundlegend geändert.

Doch dieser erste Schritt in Richtung Digitalisierung steht Unternehmen, ganz gleich welcher Größe, noch in vielen Bereichen bevor. Und dabei gilt es selbst kreativ zu werden und sich diesen Möglichkeiten zu öffnen. Bezahlbare, digitale Standardlösungen gibt es bereits wie Sand am Meer. Es gilt diese kennenzulernen und zu überlegen, in wie fern sie auf die eigenen Bedürfnisse übertragbar sind und in wie fern sie wirklich einen Nutzen bringen.

„Analog bleiben“ und an den richtigen Stellen eine „Prise digital“ hinzufügen

Um im eigenen Unternehmen die wertschöpfenden „Digitalisierungsperlen“ zu finden, beginnt man am besten an den Stellen, wo es gerade schmerzt. Ja, das ist nicht immer angenehm und kostet auch erst einmal wieder Zeit und Kraft. Doch genau hier, an dieser Stelle kann der erste Stein dazu gelegt werden, dass alles besser wird.

Die Faktoren Zeitersparnis, Kostensenkung und Fehlervermeidung gehen dabei meist Hand in Hand. Aber auch bei zwischenmenschlichen Prozessen kann es zu großen Reibungsverlusten kommen. Wäre es nicht schön, wenn man an diesen Stellen Abhilfe schaffen könnte und so mehr Zeit und Zufriedenheit bei der Arbeit erreichen könnte?

Was dauert zu lange oder ist zu teuer?

Wartezeiten können Kosten verursachen. Aber auch ohne zeitliche Engpässe sind zu hohe Kosten ein häufiger Grund dafür digitale Lösungen einzusetzen. Denn viele dieser Lösungen müssen nicht erst mit großem Aufwand individuell erstellt werden. Gängige Prozesse etwa, sind als Bestandteil von Standardlösungen „out oft he box“ mit dabei und kosten in der Anschaffung daher nur wenig.

Welcher Prozess ist zu umständlich oder zu fehleranfällig?

Umständliche Arbeiten sind meist auch sehr fehlerbehaftet. Mit Hilfe der Digitalisierung kann es gelingen, mehr Bequemlichkeit zu Gunsten der Qualität zu erreichen und dadurch wiederum die Fehlerquote zu reduzieren. Werden Informationen doppelt erfasst oder gar voneinander abgeschrieben? Müssen Bestellungen etwa von Hand erfasst und dann wieder digital weiter verarbeitet werden? Hier steckt viel Potenzial.

Wobei haben Mitarbeiter oder man selbst immer wieder Schwierigkeiten?

Es gibt sie überall, die ungeliebten Aufgaben, die nur zähneknirschend übernommen werden. Oft gibt es einfache Ansatzpunkte, welche diese Aufgaben entschärfen und damit gleich zu mehr Zufriedenheit bei der Arbeit sorgen.

Welche Informationen fehlen im Tagesgeschäft an welcher Stelle?

Der Zugriff auf Informationen ist im Alltag an vielen Stellen wichtig. Digitale Informationen lassen sich spielend leicht an verschiedenen Orten abrufen, bearbeiten und organisieren. Für die Umsetzung gibt es sogar fix und fertige Cloud-Lösungen mit datenschutzkonformen Speicherorten im Internet.

Wo wird noch Papier eingesetzt und verstopft das Lager?

Das vollkommen papierlose Büro wird wohl noch eine Weile auf sich warten lassen. Doch viele Unterlagen und Dokumente lassen sich einfacher, schneller und besser digital verwalten. Das spart nicht nur Platz, sondern bringt auch eine beruhigende Übersicht mit sich. Schließlich kann man digital um ein vielfaches schneller suchen und die dringend benötigten Informationen finden.

Hat man diese Schmerzpunkte ausfindig gemacht, geht es an das Aufspüren passender Digitalisierungslösungen. Selbstverständlich bietet Digitalisierung nicht für alle Probleme eine Lösung. Doch oft hilft es bereits einzelne Prozesse digital anzugehen, um für mehr Effizienz, Transparenz, Kostenersparnis, Professionalität, Zeitersparnis und vieles mehr zu sorgen. Man muss nur lernen, die digitalen Möglichkeiten als Lösung in Betracht zu ziehen und diese gezielt zur Problemlösung einsetzen. Nur weil etwas „schon immer so“ gemacht wurde und es vielleicht zu Beginn eine Umstellung erfordert, darf es nicht bei alten, problembehafteten Prozessen bleiben.

Beispiele für Digitalisierung im Zoofachgeschäft

Der Einsatz von Faxgeräten wird in vielen Unternehmen noch immer als zwingend erforderlich gesehen, da „andere“ eben noch damit arbeiten. Ein erster Schritt kann sein, den eigenen Faxempfang zu digitalisieren und die Faxe an Stelle auf Papier direkt als PDF im E-Mailpostfach zu empfangen.

1. Im Rahmen der Kundenberatung werden am Point of Sale immer wieder themenspezifische Informationen abgefragt. Doch oft ist nicht jeder Mitarbeiter für jedes Thema gleichermaßen fit. Wie wäre es mit einer simplen Tablet-Infostation, über welcher jeder Mitarbeiter (eventuell sogar gemeinsam mit dem Kunden) die gängigen Informationen für alle Gebiete schnell finden könnte?
2. An Stelle der gängigen Flyerverteilung, bietet ein Kunden-Newsletter vielfältige Möglichkeiten, um Kunden an das Ladenlokal zu binden und auf Werbeaktionen aufmerksam zu machen.
3. Die Personalplanung dauert ewig und sorgt immer wieder für Chaos? Auch hierfür gibt es kostengünstige, digitale Lösungen.
4. Für die Buchhaltung wird noch immer Papier von A nach B getragen? Mit einfach zu bedienenden Apps zum Scannen von Rechnungen, Quittungen und Belegen kann die Abgabe der Unterlagen zukünftig auch per Datentransfer über das Internet erfolgen, ohne das Büro verlassen zu müssen.

Digitalisierung ist nicht nur etwas für „die Großen“, sondern kann in jeder Unternehmensgröße eingesetzt werden. Also: „Think digital!“

Aber die Moral von der Geschicht’: Digitalisierung allein – das ist es ganz sicher nicht! Bei allen digitalen Möglichkeiten, sollte die persönliche Beziehung zum Kunden nicht zu kurz kommen.

Erschienen in ZoofachTrend 03/2019