In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du deine Balance zwischen Eigenleistung und externer Unterstützung finden kannst und weshalb es dabei so wichtig ist strukturiert vorzugehen.
Selbständigkeit bedeutet nicht, dass man alles selbst machen muss. Doch es gibt neben der eigentlichen Arbeit tatsächlich noch einige Zusatzaufgaben, die erledigt werden wollen. Viele Einzelunternehmer stehen vor einem schier unüberwindbaren Berg solcher Aufgaben, denen sie sich nicht gewachsen fühlen. Das verunsichert und sorgt bei manch einem nicht gerade für ein starkes Selbstbewusstsein.
Schade, denn es ist nahezu unmöglich alles, wirklich alles zu können und ganz allein zu machen. Deshalb ist es besonders wichtig sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren und sich nicht verwirren zu lassen. Das klappt ganz wunderbar mit Blick auf das große Ganze, um dir über deine tatsächlichen Aufgaben und Kenntnisse bewusst zu werden. Und mit einer passenden Priorisierung aller Anforderungen. Denn du musst entscheiden, welche Aufgaben du als Eigenleistung erbringen möchtest, in welcher Tiefe du Kenntnisse dafür benötigst und was du lieber als externe Unterstützung einkaufst.
Schau’ dir dazu auch an, wie es meine Herzblut-Business-Heldinnen geschafft haben!
Die Last aus Spezialdisziplinen aller Abteilungen
Wenn man sich ein größeres Unternehmen als Beispiel anschaut, wird eigentlich ganz schnell klar, weshalb es keine gute Idee ist sich um alles allein zu kümmern. Denn in einem Unternehmen gibt es den Chef oder die Chefin, welche das große Ganze steuert. Es gibt zahlreiche Abteilungen mit Mitarbeitern, die auf ihre Aufgaben spezialisiert sind. Und es gibt trotzdem sogar noch den Fall, dass selbst ein Unternehmen sich externe Hilfe holen muss. Wir Einzelunternehmer tragen also die Last eines ganzen Unternehmens auf unseren Schultern.
Wir müssen unsere eigentliche Arbeit stemmen. Darüber hinaus werden wir mit den Aufgaben aller Abteilungen eines Unternehmens – vom Marketing, über den Vertrieb, bis hin zur Buchhaltung konfrontiert.
Nutze diese drei “Business-Etagen” zum Sortieren und Priorisieren deiner Anforderungen
Es ist wirklich nur schwer möglich, zusätzlich zu seinem eigenen Beruf, auch noch Experte in allen anderen Disziplinen zu sein. Wir stehen also wieder vor dem schier unüberwindbaren Berg an Sonderaufgaben. Wie kann man das schaffen?
Stell’ dir dazu dein Business als ein Haus mit drei Etagen vor. Mit einer Chefetage, einer Büroetage und einem Versorgungskeller. Du sitzt natürlich in der Chefetage 😉 Dann schaust du dir an, welche Aufgaben anfallen und auf welcher Etage sie am besten aufgehoben sind…
Chefetage – deine eigentliche Arbeit
Hier bist du richtig, denn von hier aus steuerst du dein Business. Du setzt dort in erster Linie deine berufstypischen Qualifikationen, die Hard Skills, ein. Aber natürlich kommen auch die sogenannten Soft Skills – wie etwa persönliche, soziale und methodische Kompetenzen und deine Erfahrungen – zum Tragen. Alles was du darüber hinaus noch kannst und kennst, ist unter Umständen im Geschäftalltag hilfreich für dich. Aber diese Kenntnisse sind erst einmal nicht zwingend notwendig.
Hier machst du das, was du am besten kannst – deinen Job:
- Nutzung berufstypischer Qualifikationen (Kenntnisse aus deiner Ausbildung)
- persönliche, soziale und methodische Kompetenzen
- Einsatz beruflicher Erfahrungen
Notgedrungen musst du noch den Büroalltag stemmen. Und dazu gehören auch die souveräne Nutzung der gängigen Bürosoftware und ein solider Umgang mit dem Internet. Diese “technischen Anforderungen” solltest du unbedingt erfüllen, da du damit Zeit & Geld sparen kannst. Außerdem kannst du damit deine Außenwirkung professionalisieren. Und nicht zuletzt stärkst du dadurch deine Unabhängigkeit.
Büroetage – alle Zusatzaufgaben
Ein Stockwerk unter der Chefetage liegt die Büroetage. Auf der Büroetage hast du die Wahl: Entweder beauftragst du hier externe Unterstützung. Oder du eignest dir die notwendigen Kenntnisse bis zu einem gewissen Grad selbst an, um sie auf deiner Chefetage persönlich in die Hand zu nehmen. Aber entscheide weise! Denn auf dieser Etage kann man sich sehr leicht verlaufen.
Hier holst du dir externe Unterstützung oder übernimmst selbst ausgewählte Aufgaben:
- Akquise / Vertrieb
- Buchhaltung / Steuer
- Marketing / Werbung
- …
Es gilt sorgsam zu überlegen, welche Kenntnisse du erlernst und welche Aufgaben du besser direkt in andere Hände abgibst. Dabei ist es wichtig dir selbst nicht zu viel zuzumuten und zugleich möglichst viel allein zu stemmen, um dein Budget zu schonen. Deshalb solltest du unbedingt auch die Aufgaben mit ihren Anforderungen kennen, um sie zielgerichtet delegieren und die Ergebnisse bestmöglich prüfen zu können.
Vergiss nicht: Es ist keine Schande, wenn du nicht alles allein kannst. Der Tag hat nur 24 Stunden und die zunehmende Technisierung des Büroalltags macht es bisweilen notwendig zusätzliche Kenntnisse einzusetzen, die gar kein Bestandteil deiner eigentlichen Berufsausbildung waren. Darin liegt viel Potenzial, was du für dich und dein Business nach und nach ausschöpfen kannst.
Gehe priorisiert vor und lerne zuerst das, was dir am meisten nützt!
Versorgungskeller – ein Ort für Spezialisten
Es gibt Aufgaben, die sehr komplex sind oder nur selten anfallen, welche aktuelle Fachkenntnisse oder sogar jahrelange Erfahrung erfordern. Wenn diese Aufgaben nicht zu deinem Tagesgeschäft gehören, solltest du sie besser einem Experten überlassen. Denn davon profitierst du direkt mehrfach:
- Du sparst ganz sicher viel Zeit und Nerven, da du dich nicht mühsam in fremde Themen einarbeiten musst.
- Wenn du die eingesparte Zeit mit deinem Stundensatz vergleichst, wirst du erkennen, dass diese Rechnung fast immer aufgeht und sogar kostengünstiger ist.
- Außerdem ist das Ergebnis des Experten viel schneller und professioneller, als wenn du selbst Hand anlegen würdest.
Hier finden Dinge statt, deren Bearbeitung in Eigenleistung für dich in der Regel nicht sinnvoll ist. Dazu gehören Aufgaben und Anforderungen:
- die nur selten oder einmalig vorkommen
- deren Bearbeitung lange Erfahrung benötigt
- die sehr komplex sind und bei denen es sehr lange dauern würde sie zu erlernen
Auch wenn es ratsam ist zu wissen, was sich hier unten im Versorgungskeller abspielt, so solltest du dieses Wissen lediglich für die Auswahl geeigneter Experten einsetzen.
So findest du die Balance aus Eigenleistung und externer Unterstützung
Um den Berg an Zusatzaufgaben zu bewältigen, ist es erst einmal wichtig zu erkennen, dass man gar nicht alles davon können oder lernen muss. Es gilt eine gute Balance aus Eigenleistung und Unterstützung zu finden. Und diese hängt von dem zur Verfügung stehenden Budget, den eigenen Kenntnissen & Talenten und der zur Verfügung stehenden Zeit ab.
Um Budget zu sparen, kommen wir also nicht drum herum auch einige von den Zusatzaufgaben selbst zu bearbeiten. Diese lassen sich jedoch wunderbar priorisieren, so dass wir am Ende nur noch eine überschaubare Menge an Aufgaben haben.
Doch genau das fällt es vielen Einzelunternehmern schwer, da sie die Wichtigkeit einzelner Aufgaben nicht abschätzen können und damit nur den unpriorisierten, massiven Berg sehen. Im Businesscoaching schaue ich mir deshalb ganz genau an, wo meine KundenInnen stehen, welche Talente sie haben und wie sie mit ihren Möglichkeiten am besten weiterkommen können.
Folgende Fragen solltest du dir beantworten:
- Was musst du wirklich können, um dein Geschäft profitabler zu machen?
- Was kostet dich am meisten Zeit? Wie ließe sich Zeit einsparen?
- Worin liegen deine Talente und was sind deine Interessen?
- Worin liegen deine Schwächen? Welche davon bremsen dich?
- Wobei wäre Unterstützung sinnvoll?
Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen
Bei allem was du lernst oder dir vornimmst zu lernen, sollest du wissen wie wichtig oder wie unwichtig es für dich ist. Und vor allem auch in welcher Tiefe du die Kenntnisse benötigst. Du wirst dabei feststellen, dass viele Dinge nur einmalige oder seltene Anforderungen sind. Zum Beispiel brauchst du dich nicht zu grämen, wenn du deinen E-Mail-Account nicht allein einrichten kannst. Hingegen kann ein souveräner Umgang mit dem Mailprogramm enorm viel Zeit sparen und dich professioneller auftreten lassen.
Schritt für Schritt vorankommen
- Konzentriere dich auf die Dinge die du bereits kannst und ergänze sie nach und nach mit Kenntnissen, die dir im Alltag wirklich weiter helfen.
- Die daraus eingesparte Zeit kannst du dann wiederum in etwas Neues investieren, was dich weiter bringt. Orientiere dich dabei unbedingt an deinen Talenten und quäle dich nicht mit Dingen, die dir schwer fallen oder welche dir sogar den Spaß an der Arbeit verderben. Denn deine Energie und deine Motivation sind sehr kostbar!
- Mit anderen Worten: Bleibe auf deiner Chefetage und hole dir nur die Dinge rauf, die du wirklich brauchst. Lasse dich wenn möglich unterstützen. Und gehe am besten niemals in den Versorgungskeller 😉
Selbermachen, machen lassen, später oder gar nicht machen?
So kannst du bei der Priorisierung vorgehen:
- Aufgaben priorisieren (z.B. in zwingend erforderlich, wäre eine gute Hilfe, muss nicht unbedingt)
- Häufigkeit der Aufgaben und Komplexität abwägen
- eigene Zeit, Kenntnisse und Talente prüfen
- Budget abstecken und Kosten/Nutzen ins Verhältnis setzen
- Aufgaben in “selbermachen”, “machen lassen”, “später machen” und “nicht machen” aufteilen
Lass dich nicht von dem großen Berg an Zusatzaufgaben verunsichern. Teile den Berg in für dich passende kleine Hügel auf. Du wirst sehen, dann sieht die ganze Sache schon gar nicht mehr so wild aus.
Ich wünsche dir viel Erfolg! Und falls du Hilfe benötigst, dann schau doch mal bei meinen flexiblen Zeitpaketen.