Geschrieben von: Sabine Ruthenfranz
❤ Marketingcoach für Herzblut-Selbständige


Das Wort Prozessoptimierung klingt nicht nur groß, es ist auch groß. Denn die Optimierung oder Standardisierung von Prozessen ist ein wahrlich mächtiger Hebel. Ein Hebel mit dem man ein Unternehmen vor dem Ruin bewahren, wachsen lassen und zum Erfolg führen kann. Aber auch ein Hebel, mit dem man sich verzetteln und alles verschlimmbessern kann – bis hin zur sicheren Lenkung in die Pleite. Kein Wunder, dass sich diesem Thema längst viele Experten widmen, ist doch ein jedes Unternehmen dazu verpflichtet gewinnbringend zu arbeiten, sich anzupassen und sich stetig zu verbessern.

Prozessoptimierung ist nicht nur etwas für große Unternehmen

Interessanterweise schauen, wenn überhaupt (!), in erster Linie größere Unternehmen auf ihre Prozesse. Logisch, denn je größer das Unternehmen, desto mächtiger die Hebelwirkung. Und natürlich meist auch desto mehr Prozesse im Unternehmen, an und mit denen man arbeiten kann. Kundenprozesse, Bestellprozesse, Produktionsprozesse, Kommunikationsprozesse…

Aber auch oder vielleicht sogar gerade für kleinere Unternehmen und Solo-UnternehmerInnen liegt viel Potential in der Prozessoptimierung. Wenn ein kleiner Betrieb Aufträge bearbeitet, die eigentlich 15 Minuten Zeit benötigen, aber 45 Minuten damit verbracht werden müssen den Auftrag oder die Bestellung zu verstehen, läuft etwas gewaltig schief. Und es gibt in der Regel keine Kapazitäten, die das auffangen könnten. Entweder bleibt der AuftragNEHMER auf den 45 Minuten Aufwand/Kosten sitzen (keine gute Idee) oder der AuftragGEBER muss die 60 Minuten bezahlen (aber das wird er in den meisten Fällen nicht und geht zur Konkurrenz). Oder aber der Betrieb optimiert schleunigst seine Prozesse und arbeitet effizienter. So banal ist eigentlich das große Wort „Prozessoptimierung“ zu erklären.

Ich selbst hatte im Rahmen von Projekten oder ganz normalen Kundenbeziehungen immer mal wieder mit dem Thema zu tun, habe aber, wie so viele andere auch, das eher nebenher und intuitiv gemacht. Mein Mann OliverLies erst einmal weiter. Ganz unten habe ich noch einen Tipp, wie dir Oliver helfen kann.  steckt hingegen seit vielen Jahren in diesem Thema. Er liebt es, lebt es und hat mir in den ganzen Jahren sehr viel darüber beigebracht. Außerdem kann ich nebenher von seinen langjährigen Erfahrungen profitieren, die er rund um dieses großes Thema in all den Jahren gesammelt hat. Mittlerweile haben wir auch einige Projekte gemeinsam bearbeitet. Darunter auch einige, in denen die Kundenprozessoptimierung eine Rolle spielte.

Mit kühlem Kopf für Prozessordnung sorgen

Die Menschen, die tagtäglich mit ihren Prozessen zu tun haben, sind oft nicht mehr in der Lage mit neutralem Blick auf ihre Prozesse zu gucken. Und das ist auch in der Tat nicht ganz einfach. Wenn man sich Kundenprozesse ansieht, gilt es den Überblick und einen kühlen Kopf zu behalten. Denn oft sieht es wirklich wild aus.
Da gibt es zum Beispiel veraltete Prozesse, die niemand (mehr) kennt. Dennoch gibt es sie noch und die Kunden stecken da mittendrin. Und es gibt nigelnagelneue Prozesse, die so neu sind, dass hier und da noch Blindtext als Platzhalter auf Internetseiten oder E-Mails steht. Auch da stecken die Kunden mittendrin. Dann gibt es halbe Prozesse, die angefangen und nie zu Ende gedacht wurden. Prozesse für jeden Pups, die mehr Chaos als Struktur mit sich bringen. Und, und, und. Je nach Firmengröße ein riesiger Prozesswald, der erste einmal durchschaut und sortiert werden muss. Spannend, aufregend, aber auch kräftezehrend.

Prozessoptimierung für Solo-UnternehmerInnen

Fragt man kleinere Unternehmen oder gar Solo-UnternehmerInnen nach ihren Prozessen, bekommt man hingegen oft gar keine Antwort. „Prozesse? Haben wir nicht.“ Natürlich gibt es auch in kleineren Unternehmen und bei Solo-UnternehmerInnen Prozesse. Aber diese sind in der Regel von ganz allein oder aus einer Not heraus entstanden. Abläufe, für die man keinen Plan hatte, die dann irgendwie gemacht wurden und im Laufe der Zeit nicht mehr hinterfragt wurden. Irgendwie ging es weiter.

Doch irgendwann merkt man dann eben doch, dass da etwas nicht rund läuft. Schlussendlich müssen diese „Nicht-Prozesse“ dann erst einmal erkannt, verstanden und erfasst werden, bevor man sich an die Tüftelei der Verbesserung der Prozesse begeben kann. Man muss tief im Unternehmen graben, um das große Ganze als Außenstehender zu verstehen. Und dahinter steht eine gewaltige Denkleistung.

Hast du schon einmal so sehr über etwas nachgedacht, dass du das Gefühl hattest, du nimmst dein Gehirn in die Hand und presst es mit aller Gewalt aus? Genau so sehr muss man über Prozessoptimierung nachdenken, wenn man wirklich etwas in die richtige Richtung bewegen will.

Als Außenstehender kann man das nur schwer verstehen, das ging mir lange Zeit genau so. Aber nachdem ich einige Denkmarathons zur Prozessoptimierung mit meinem Mann mitgemacht habe, weiß ich wovon ich spreche. Prozessoptimierung ist ein echter „Denk-Klopper“, ein Denkmarathon, eine „Tour de France“ der Gedanken. Und letztere tut erwiesenermaßen weh und verursacht Schmerzen. Irgendwann hat man jedoch die Hürde gepackt und fühlt sich wie Sherlock Holmes, weil man spürt, dass man da etwas ganz großes „erdacht“ hat, was hilfreich ist und einem Unternehmen Kapazitäten und Wachstum ermöglicht. Einfach großartig.

Prozesse neu aufsetzen

Und dann? Dann muss der AuftragNEHMER dem AuftragGEBER, der Nutznießer der Optimierung seiner Kundenprozesse ist oder werden soll, erklären, was er da eigentlich die ganze Zeit gemacht und erdacht hat. Und der AuftragGEBER sagt: „Ja, das ist aber einfach.“ Ja, die Kundenprozesse sollen auch einfach und praktikabel sein. Toll, oder? Dennoch ist nun erst einmal der Punkt gekommen, an dem die ausgetüftelten Prozessverbesserungen in die Tat umgesetzt werden müssen. Das bringt Veränderungen mit sich, mit denen nicht unbedingt jeder Mitarbeiter einverstanden sein wird, so dass die Prozesse tunlichst mit viel Feingefühl umgesetzt und eingeführt werden sollten. Dazu muss nun auch der AuftragGEBER einen Teil eigene Denkarbeit beitragen. Ernsthafte Denkarbeit, denn das Unternehmen soll langfristig mit den neuen Kundenprozessen erfolgreich sein. So ganz ohne eigener Denkarbeit wird das nicht möglich sein. Doch dann steht einer erfolgreichen Veränderung nichts mehr im Wege, alle Ampeln stehen auf Grün und das Unternehmen ist plötzlich zu ganz neuen Dingen bereit.

Wer das einmal miterlebt hat, wird vielleicht selbst zu einem „Prozesstrüffelschwein“. Zu Jemandem der gar nicht mehr anders kann, als nach neuen Prozessideen für mehr Erfolg zu suchen. Denn trotz all den Denkschmerzen: Prozessoptimierung kann wirklich großen Spaß machen. Vorausgesetzt man macht es ernsthaft oder lässt es jemanden machen, der mit Ernsthaftigkeit an echten Lösungen herumdenkt. Dann gelingt auch Prozessoptimierung ohne Katzenjammer!Katzenjammer: die Ernüchterung nach überschwänglicher Freude, auch Gewissensqualen, Reue

Was bedeutet das für dich?

Dieser Artikel soll dir zeigen, dass jeder Unternehmer mit Prozessen zu tun hat, also auch du. Ganz gleich wie groß oder klein dein Unternehmen ist. Es lohnt sich seine eigenen Prozesse anzusehen oder sie ansehen zu lassen – nicht erst dann wenn man merkt, dass die Kapazitäten eng werden. Außerdem wollte ich dir den Ablauf hinter Prozessoptimierung näher bringen. Ich hoffe das ist mir gelungen und du kannst dir nun mehr unter diesem „toten“ Wort vorstellen.

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