Der Systemadmin und E-Mails auf Irrwegen

Manchmal, manchmal auch immer öfter, ist es gar nicht so einfach mit der Kommunikation. Einige Informationen scheinen sich abgesprochen zu haben und wollen schlichtweg nicht dort ankommen wo sie sollen. Und das trotz mehr oder minder moderner Technik, wie Telefon, Handy, E-Mail und in die Jahre gekommener Faxgeräte. Es sind die Tücken der modernen Kommunikation, die uns das Leben schwer machen. Jeder kennt sie, keiner will sie haben und nur noch sehr wenige „Experten“ sind in der Lage mit diesen Tücken umzugehen. Denn die Technik ist mittlerweile extrem komplex und vielfältig geworden. Auch Experten können zum Teil nicht mehr  erkennen, welche technischen Systeme und Erweiterungen sich da gerade miteinander verknotet haben. Ein Hoch auf den Systemadministrator, kurz Systemadmin, der den Überblick behält und Herr der Lage ist, wenn es mal wieder klemmt.

Erfreulicherweise gibt es noch „einfache“ Systeme und „einfache“ Funktionen, welche zu den Standards gehören. Und diese kann jeder Systemadmin im Schlaf bedienen. Eigentlich. Oder vielleicht sollte ich lieber sagen „manchmal, aber nur manchmal“…
Für die nun folgende Episode muss ich ein ganz klein wenig ausholen, damit auch die weniger „PC-und-WEB-technikaffinen“ Leser ihren Spaß daran haben und einen Nutzen daraus ziehen können. Denn was macht man als nicht technikaffiner Mensch? Richtig, man sucht sich einen. Und genau darum geht es.

Ich betreue einen meiner Kunden schon seit vielen Jahren rund um Marketing und Kommunikation. Neben den Werbemitteln, wie Flyer, Visitenkarte und Co., betreue ich bei diesem Kunden auch die Homepage und sorge dafür, dass diese läuft und immer auf dem neusten Stand ist. Es versteht sich von selbst, dass ich aus diesem Grund regelmäßig E-Mails mit dem Kunden und seinen Mitarbeitern austausche. Da ich mehrere Kunden genau in dieser Art und Weise betreue, lässt sich daraus nicht schlussfolgern, bei welchem Unternehmen sich diese Geschichte abgespielt hat. Und das tut auch wirklich nichts zur Sache. Denn diese Geschichte lässt sich auf viele andere Unternehmen übertragen.

Eigentlich nicht meine Aufgabe, aber…

In all den Jahren hatten wir immer einmal wieder den Fall, dass E-Mails, die ich geschickt habe, beim Kunden nicht auffindbar waren. Da die Mitarbeiter des Kunden allesamt nicht so gut mit E-Mails und Computern umgehen können, habe ich die E-Mails einfach immer noch einmal neu geschickt und das „Problem“ der verschollenen E-Mail war vorerst gelöst. Es kam der Tag, an welchem technische Änderungen an der Homepage anstanden und damit auch die Konfiguration (Einrichtung) des E-Mailpostfachs an den Computer angepasst werden musste. Da der Kunde mir auf die Frage nach seinem „Systemadministrator“ eher ausweichend geantwortet hatte und wir keine Zeit mehr hatten länger abzuwarten, habe ich mich dazu bereit erklärt die nun notwendige Konfiguration des E-Mailpostfachesvorzunehmen. Am Computer meines Kunden, auf welchem die E-Mails aus 6 Geschäftsjahren schlummerten. Ich als Mac-User. An einem Windows-Rechner. Aber nun gut. Das erwähne ich nur um zu verdeutlichen, dass ich nicht nur „kein Systemadmin“ bin, sondern sogar noch mit einem mir äußerst ungewohnten Betriebsystem konfrontiert war, was mir jedoch keine Sorgen bereitete, da ich mich als äußerst technikaffinem Menschen bezeichnen würde und es hier um wirklich keine große Sache ging. Gesagt, getan.

IMAP oder POP3

Nun muss man wissen, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt seine E-Mails aus dem Internet abzurufen. Für die nicht technikaffinen Leser versuche ich es einmal so zu erklären: Es gibt einerseits die Möglichkeit den allumfassenden Briefkasten im Internet beim Anbieter zu nutzen (IMAP). In diesem Fall bleiben alle E-Mails im Briefkasten „im Internet“ und können dort von “überall aus” wo man einen Internetzugang hat eingesehen und bearbeitet werden. Oder aber man richtet das E-Mailprogramm so ein, dass eintreffende E-Mails auf den Computer herunter geladen werden so bald man diese in seinem E-Mailprogramm abruft und der allumfassende Briefkasten im Internet bleibt leer (POP3). Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, je nachdem wie man arbeiten möchte.

Für jemanden der sich mit Netzwerken und dergleichen auskennt und sich im Unternehmen “Systemadministrator” nennt, ist das eine Funktion wie „Schuhe zubinden“ oder gar „atmen“. Denn jeder der ein wenig technikaffin ist (wenn es nicht der Systemadmin ist, wer dann?) weiß welche Art des E-Mailabrufens für welchen Zweck eingerichtet werden sollte.

Der Zweitcomputer

Ich war schon fertig damit das neue E-Mail-Postfach als „Abrufpostfach mit POP3“ einzurichten (denn so war es auch vorher) und hatte es erfolgreich getestet. Und ich war schon auf dem Weg zum Auto, als ich erfuhr, dass es einen zweiten Computer gab, auf welchem ebenfalls E-Mails ankamen. Eigentlich gab es nur zwei Möglichkeiten einer sinnvollen Nutzung. Eigentlich.
Entweder dieser zweite Computer war mit einer anderen E-Mail-Adresse eingerichtet als der erste PC, so dass sich beide nicht ins Gehege kommen. Oder dieser Rechner war nur ein Zusatzcomputer, mit welchem man per Netzwerk auf Computer Nummer 1 zugriff. Aber beides war nicht der Fall.

Ich erfuhr nun nach vielen Jahren zufällig das Geheimnis um die verschwundenen E-Mails. Denn beide Computer waren mit ein- und derselben E-Mail-Adresse eingerichtet worden UND (und das ist entscheidend) mit einem „Abrufpostfach (POP3)“. Es war also so eingerichtet, dass immer der Computer auf welchem das E-Mailprogramm als erstes gestartet wurde, die neuen E-Mails auf diesen Computer Nummer lokal heruntergeladen hat. Ist anschließend jemand an den zweiten Computer gegangen, konnte dieser die neuen E-Mails nicht mehr herunterladen, da der “allumfassende Briefkasten im Internet” ja bereits an anderer Stelle geleert wurde.

Wenn ich mir anschaue für wieviele Komplikationen diese falsch eingerichteten E-Mailpostfächer in der Vergangenheit gesorgt haben…
Wieviele Mitarbeiter sich schon wegen verloren geglaubter E-Mails in die Wolle bekommen haben…
Und wieviele Kunden unnötigerweise nie eine Antwort auf ihre E-Mail-Anfragen bekommen haben…

…da könnte ich bitterlich weinen.

Erfahrungswerte, die ich gerne weitergebe:

So eine „Kleinigkeit“ kann in einem Unternehmen für enorme Komplikationen sorgen und sich geschäftsschädigend auswirken. Der Systemadmin, welcher diese Einstellungen für die E-Mailpostfächer bei meinem Kunden vorgenommen hat (ja, es gab wirklich einen), ist einer von zahlreichen Menschen die mir im Joballtag begegnen. Sie sagen „ich kann ich alles“, „ist alles kein Problem“ und wurschteln sich oft ohne die geringste Ahnung zu haben durch ihre Arbeit. Und das bei einem Auftreten mit Selbstbewusstsein für zwei. Ich kann absolut nachvollziehen, dass es für nicht technikaffine Menschen sehr schwer ist zu erkennen, wer Ahnung hat und wer nur gut reden kann. Aber bei solch wichtigen Dingen wie der Unternehmenskommunikation sollte, gerade bei immer wieder auftretenden Schwierigkeiten, eventuell dann doch noch mal ein zweiter „Experte“ zu Rate gezogen werden.